A közös képviselő a biztos pont a lakóközösség számára

Társasházkezelő képzés a Pannon Kincstár iskolában hozzáférhető online anyaggal. Alaptudás biztosítása az induláshoz. A Lakásmenedzsment jövője.

Előző posztunkban körbejártuk, hogy a társasházkezelő képzés elvégzésével milyen lehetőségek nyílnak számunkra a piacon és milyen kompetenciákra lesz a legnagyobb szüksége egy jó szakembernek. Nézzük meg, milyen segítséget kapnak ehhez a tanulók a képzés során és hogyan készülnek fel a rájuk váró feladatokra?

A Pannon Kincstár és NETHÁZ Ügyviteli és információs rendszer Edukációs Programjának oktatói, Szendrődi Réka Anna és Horváth Tamás a gyakorlatban is aktív szakemberek, így valóban a mindennapokból hozott példákat és megoldásokat tudnak mutatni a társasházkezelést tanulók számára. A NETHÁZ által fejlesztett társasházi ügyviteli program már több mint 25 éve áll megbízhatóan a társasházkezelők, lakásszövetkezetek és a lakók szolgálatában. Közel 300 közös képviselő, ingatlankezelő cég, lakásszövetkezet, illetve önkormányzati vagyonkezelő használja jelenleg is, internetes tulajdonosi lekérdező rendszere 220 000 háztartásból elérhető. A fejlesztés a felhasználók valós igényei és javaslatai alapján történik, ezért a hasznos funkciói is folyamatosan bővülnek.

Ki kell alakítani a saját kereteket

„A társasházkezelés komplex feladatkör, számtalan összetevője van, ráadásul az élet mindig képes újabbakat hozni” – mondja Szendrődi Réka Anna, a NETHÁZ értékesítési és kommunikációs igazgatója. „Sokféle feladatkörben kell helytállni, emellett figyelni a határidők betartására és a költséghatékonyság szempontjaira. A közös képviselőt sokan hajlamosak annyira „közösnek” érezni, hogy az esti órákban, vagy vasárnap délben keresik meg a kérdésekkel, problémákkal. Pedig neki is van magánélete, családja és értékes pihenőideje. Az egyik legfontosabb, amit a képzésen igyekszünk tudatosítani a tanulókban, hogy ragaszkodjanak a keretek megtartásához. Amivel mi a NETHÁZNÁL konkrét segítséget is tudunk nekik nyújtani ebben, az a saját fejlesztésű online tulajdonosi lekérdező rendszerünk. Ha a társasház minden fontos dokumentumát és a tulajdonosi egyenlegeket interneten keresztül elérhetővé tesszük a lakók számára, a könyvelési tételeket pedig a számvizsgálók részére, az máris jelentős időmegtakarítás a közös képviselőnek. Egyedi hozzáféréssel mindenki saját maga utánanézhet annak az információnak, amit egyébként telefonon, emailben vagy személyes látogatással kérdezett volna meg.”

Azonnal használható segítség az induláshoz

„A legtöbb muníció, mint minden más szakmában, itt is az évek alatt megszerzett gyakorlatból adódik össze” – hangsúlyozza Horváth Tamás, a NETHÁZ fejlesztési igazgatója. „Mi viszont szeretnénk olyan segítséget adni a tanulóink kezébe, amellyel máris több területet tudnak párhuzamosan kezelni. A társasház kezelésének mindennapos feladatai között sok az időigényes adminisztrációt, precíz nyilvántartást igénylő tétel. Gondoljunk csak a rengeteg számlára, kifizetésekre, jegyzőkönyvekre, engedélyekre, pályázatokra, a szervezeti és működési szabályzatra vagy a ház fenntartásához szükséges egyéb hivatalos iratokra! Ahhoz, hogy minden naprakészen lehívható legyen és a közös képviselő olyan munkát tudjon felmutatni, amellyel elégedettek a lakók, ezt az állandó magas színvonalat kell nyújtani. A NETHÁZ online információs rendszerében végzett nyilvántartás egyszerű és gyors, a tételek jogosultság szerint hozzáférhetők, ráadásul a környezetvédelem szempontjaira is odafigyelünk, hiszen így a munka jóval kevesebb papírral jár. Rengeteget segítenek az olyan felületek is, ahol közérdekű információkat tehetünk közzé, vagy ahol hibabejelentésre van lehetőség. A képzésen a szakterület feladatköreivel együtt azt is részletesen végigvesszük, hogy a nyilvántartási rendszer milyen megoldásokat biztosít és ezeket hogyan tudják kezelni a gyakorlatban.”

Akit a kihívások motiválnak


Az élet mindig tartogat kihívásokat, ezt mindannyian pontosan tudjuk. A társasházkezelő viszont a közös kihívások teljesítésében is részt vállal. Egy közösség élére állni olyan ember tud, akire motiválóan hatnak a minél nagyobb volumenű feladatok, a lehetőségek felkutatása, a legjobb megoldás kiválasztása és megvalósítása, valamint az, hogy az emberekkel is megtalálja a közös hangot. „Mindig elmondom a tanulóknak, hogy számítsanak rá, minden ház és minden helyzet más” – mondja Szendrődi Réka Anna. „Attól függően, hogy inkább fiatalok vagy idősebbek lakják; új építésű vagy régebbi az épület; vannak pályázati lehetőségek vagy ritkábban adódnak; illetve mennyire partner az önkormányzat és maguk a lakók. Ezek a tényezők mind hozzájárulnak ahhoz, hogy ez a munkakör ilyen változatos. A közös képviselő a stabil pont, aki egyfajta iránymutató szerepet tölt be a közösség számára. Ezért is fontos, hogyan prezentálja önmagát, hogyan tudja átadni a fontos információkat, hogyan képviseli a ház érdekeit. Emellett gyakran tölt be mediátori szerepet a lakók között, ha vitás ügy adódik. Ezekre a kihívásokra is felkészülünk a képzés során.”

A társasházak közös életének jellegzetes pontja a lakógyűlés vagy közgyűlés. A társasházkezeléssel megbízott szakember számára kicsit olyan, mint egy színpadi előadás, ahol sok néző előtt kell beszámolni az elvégzett tevékenységről. „Amellett, hogy a mondandóját közérthető módon átadja, a közös döntésre kerülő témákban is képviselnie kell egy álláspontot – hiszen ezt várják tőle. A megbeszéléseket pedig fókuszban kell tartani, hogy a hozzászólók ne térjenek el a tárgytól és ne legyenek éjszakába húzódó szócséplések” – mondja Horváth Tamás. „Ehhez is hasznos segítség lesz, hogy a napirendi pontokhoz tartozó adatok, eredmények nagyrésze elérhető az információs rendszerünkben, így nem kell közösen végigmenni minden egyes tételen.”

Érdemes egy alaptudást építeni a szakterületekből

A képzésen résztvevők között sok a pályaújrakezdő, köztük olyanok, akik azért jelentkeztek, mert a társasház közössége kiválasztotta őket a feladatra. „A tanulóink sokféle élethelyzettel a hátuk mögött döntöttek úgy, hogy belevágnak a képzésbe” – meséli saját tapasztalatait Szendrődi Réka Anna. „A társasházkezelés ma már bőven kínál lehetőséget karrierépítésre. Amit tanácsolni szoktam nekik, hogy minden szakterületből, amellyel a munkájuk során találkoznak – pénzügy, műszaki kivitelezés, a pályázati kiírások vagy éppen projektmenedzsment – gyűjtsenek be egy alaptudást. Bármikor, bárkivel tárgyalnak, legyenek képben annyira, hogy magabiztosan képviseljék a ház közös érdekeit. Amikor nem biztosak valamiben, mindig érdemes egy szakértő véleményét kérni. Mi pedig a NETHÁZ rendszerével a képzés után is igyekszünk olyan eszközökkel segíteni őket, hogy magas színvonalon és hatékonyan tudják ellátni a feladatkörüket.”

A társasházkezelés ma már a közös ügyek profi menedzseléséről szól

A Pannon kincstár társasházkezelő képzése visszanézhető órákkal és online jegyzetekkel. Megújult szakma, kibővített lehetőségek. Épületek elrendezése, menedzselése.

A társasházkezelést azon szakmák között tartjuk számon, amelyek a legnagyobb változáson mentek keresztül az elmúlt évtizedekben. A XX. század sztereotípiái a társasházi megbízottat még a klasszikus házmester bácsival azonosították, mára viszont a munkakör sokkal inkább a közös ügyek menedzseléséről szól. Komoly presztízse lett és a jó szakemberekre folyamatos a kereslet a piacon.

Megújult szakma, kibővült lehetőségek

Aki a huszadik század második felében volt gyerek és egy ideig társasházban élt, még emlékezhet a lakóközösségek klasszikus házmester bácsijára. Mindig mindent tud, mindent elintéz, cserébe gyakran morgolódik és rendszeresen kiosztja a ház lakóit a zaj, a rendetlenség vagy az előírások be nem tartása miatt. A régi sztereotípiákat azóta felülírta az idő. A házmesterek helyét átvették a társasházi megbízottak, akik ma már sokkal inkább koordinátori szerepben látják el a közösség ügyeinek menedzselését. A hagyományos szerepből főként a „mindent elintéz” funkció maradt meg, de a munkakör annyit változott az elmúlt évtizedek során, hogy mára a legnagyobb megújulást felmutató szakmák közé soroljuk. 

A Pannon Kincstár a NETHÁZ Ügyviteli és információs rendszer Edukációs Programjával közösen indított képzést a társasházkezelői, közös képviselői pozícióra jelentkezők számára. A NETHÁZ Ügyviteli és információs rendszer öt oktatóval vesz részt a képzésben, akik sokéves tapasztalattal a hátuk mögött készítik fel a résztvevőket minden olyan témában, amellyel a leendő feladatkörükben találkozni fognak. 

„Ma már rengeteg a lehetőség és a jó szakemberekre folyamatos a kereslet” – mondja Szendrődi Réka Anna, a NETHÁZ értékesítési és kommunikációs igazgatója, a program egyik oktatója. „Vállalhatják egy adott társasház ügyeinek intézését; létrehozhatnak saját vállalkozást több ingatlan kezelésére, de önkormányzatoknál, vagyonkezelőknél is elláthatnak az épületek üzemeltetésével, fenntartásával kapcsolatos feladatkört. Akár alkalmazottként vagy egyéni vállalkozóként dolgoznának, akár cég alapítását tervezik, biztosan megtalálják azt a közeget, ahol a képzésen megszerzett tudásukat kamatoztatni tudják.”

Szervezni, egyeztetni és emberek között lenni

A fent említett „mindent elintéző” szerepkör persze nem azt jelenti, hogy a leendő társasházi megbízott rendelkezzen szuperképességekkel minden szakterületeken. Érdemes azonban egy saját tudástárhoz a fontos adatokat gyűjteni, hogy mindig kéznél legyen, milyen helyzetben kihez lehet fordulni, hol tudunk utánanézni a szükséges szakterületi információknak.

„Sokféle dologhoz kell valamilyen szinten érteni, ez kétségtelen – emeli ki Horváth Tamás, a NETHÁZ fejlesztési igazgatója, aki szintén részt vesz oktatóként a programban -, ahogyan egy társasház életében is sokféle intézni való adódik. Ehhez pedig szükség lesz megfelelő határozottságra, hiszen a felújítások, javíttatások megszervezéséhez szakemberekkel kell majd tárgyalni. A közös ügyeket képviselni kell a hivatalok felé, ehhez is szükség lesz jó fellépésre és magabiztos kommunikációra. Ami pedig a legfontosabb: a napi szintű kapcsolattartás a lakókkal. Folyamatosan kommunikálni és a közös ügyeket képviselni azok számára ideális feladat, akik akkor érzik jól magukat, ha emberekkel dolgozhatnak. Ha széles skálán mozogva is könnyen megtalálják a közös hangot, mert a lakók, a szakemberek, a hivatali ügyintézők is nagyon különbözőek lehetnek.”

Kommunikáció minden irányban

A társasházak kezelése igazi multitasking: szervezés, irányítás, koordináció, dokumentáció, felelősségvállalás. Az egyik legnagyobb szelet viszont kétségkívül a kommunikáció, amely minden területen jelen van. „Azt szoktam mondani a tanulóknak, hogy közös képviselőként a lakók, a beszállítók, az alvállalkozók, a bankok, hivatalok és minden más külső fél számára egy személyben testesítenek meg egy egész szolgáltatást. Ezért nagyon fontos, hogy a fellépésükkel, a stílusukkal mit közvetítenek, mit mutatnak meg magukból. Akár a nonverbális üzenetekről, a kézfogásról, a kisugárzásról, az öltözködésről beszélünk; akár a verbális kommunikációjukról személyesen, telefonon vagy emailben – ez mind meghatározó lesz arra nézve, hogyan tekintenek rájuk a tárgyalópartnerek. Mindez ugyanúgy hozzájárul a sikeres működésükhöz, mint a gyakorlatban elintézett feladatok. Ebből is látszik, hogy milyen messze vagyunk már a házmester bácsi fogalmától. Egy társasházkezelő ma már üzletember, aki a saját márkáját építi” – foglalja össze a kommunikáció kulcsszerepét Szendrődi Réka Anna.

Saját határok és közösen megélt sikerek

A képzésen a felmerülő nehézségekről is nyíltan beszélnek az oktatók, hiszen ezzel együtt lesz teljes a kép, így tudnak felkészülni a tanulók a jövőbeni helyzetek kezelésére. „Legyünk őszinték, az ügyintézéshez, a másokkal való rendszeres egyeztetéshez sokszor egy jó adag türelemre van szükség” – mondja Horváth Tamás. 

„Ami nagyon fontos, és ezt mindig kihangsúlyozzuk a képzés során a tanulóknak, hogy ügyeljenek a saját kereteikre. Húzzák meg a határaikat és ezt bátran képviseljék, mert az időnként bonyolultabb ügyek vagy nehezebb személyiségek kezelése sem mehet a nyugalmuk vagy az egészségük rovására. A sikerek megélésének pedig mindig adjanak teret!” – teszi hozzá Szendrődi Réka Anna. „Arra biztatjuk a tanulóinkat, hogy megfelelően kommunikálják az elért eredményeket, akár egy elnyert pályázatról, elkészült felújításról vagy elhárított problémáról van szó. Éljék meg a jó dolgokat és osszák meg az általuk irányított közösséggel, mert ez rengeteg motivációt ad és építi az elismertségüket, presztízsüket a lakók körében.”