A közös képviselő a biztos pont a lakóközösség számára

Előző posztunkban körbejártuk, hogy a társasházkezelő képzés elvégzésével milyen lehetőségek nyílnak számunkra a piacon és milyen kompetenciákra lesz a legnagyobb szüksége egy jó szakembernek. Nézzük meg, milyen segítséget kapnak ehhez a tanulók a képzés során és hogyan készülnek fel a rájuk váró feladatokra?

A Pannon Kincstár és NETHÁZ Ügyviteli és információs rendszer Edukációs Programjának oktatói, Szendrődi Réka Anna és Horváth Tamás a gyakorlatban is aktív szakemberek, így valóban a mindennapokból hozott példákat és megoldásokat tudnak mutatni a társasházkezelést tanulók számára. A NETHÁZ által fejlesztett társasházi ügyviteli program már több mint 25 éve áll megbízhatóan a társasházkezelők, lakásszövetkezetek és a lakók szolgálatában. Közel 300 közös képviselő, ingatlankezelő cég, lakásszövetkezet, illetve önkormányzati vagyonkezelő használja jelenleg is, internetes tulajdonosi lekérdező rendszere 220 000 háztartásból elérhető. A fejlesztés a felhasználók valós igényei és javaslatai alapján történik, ezért a hasznos funkciói is folyamatosan bővülnek.

Ki kell alakítani a saját kereteket

„A társasházkezelés komplex feladatkör, számtalan összetevője van, ráadásul az élet mindig képes újabbakat hozni” – mondja Szendrődi Réka Anna, a NETHÁZ értékesítési és kommunikációs igazgatója. „Sokféle feladatkörben kell helytállni, emellett figyelni a határidők betartására és a költséghatékonyság szempontjaira. A közös képviselőt sokan hajlamosak annyira „közösnek” érezni, hogy az esti órákban, vagy vasárnap délben keresik meg a kérdésekkel, problémákkal. Pedig neki is van magánélete, családja és értékes pihenőideje. Az egyik legfontosabb, amit a képzésen igyekszünk tudatosítani a tanulókban, hogy ragaszkodjanak a keretek megtartásához. Amivel mi a NETHÁZNÁL konkrét segítséget is tudunk nekik nyújtani ebben, az a saját fejlesztésű online tulajdonosi lekérdező rendszerünk. Ha a társasház minden fontos dokumentumát és a tulajdonosi egyenlegeket interneten keresztül elérhetővé tesszük a lakók számára, a könyvelési tételeket pedig a számvizsgálók részére, az máris jelentős időmegtakarítás a közös képviselőnek. Egyedi hozzáféréssel mindenki saját maga utánanézhet annak az információnak, amit egyébként telefonon, emailben vagy személyes látogatással kérdezett volna meg.”

Azonnal használható segítség az induláshoz

„A legtöbb muníció, mint minden más szakmában, itt is az évek alatt megszerzett gyakorlatból adódik össze” – hangsúlyozza Horváth Tamás, a NETHÁZ fejlesztési igazgatója. „Mi viszont szeretnénk olyan segítséget adni a tanulóink kezébe, amellyel máris több területet tudnak párhuzamosan kezelni. A társasház kezelésének mindennapos feladatai között sok az időigényes adminisztrációt, precíz nyilvántartást igénylő tétel. Gondoljunk csak a rengeteg számlára, kifizetésekre, jegyzőkönyvekre, engedélyekre, pályázatokra, a szervezeti és működési szabályzatra vagy a ház fenntartásához szükséges egyéb hivatalos iratokra! Ahhoz, hogy minden naprakészen lehívható legyen és a közös képviselő olyan munkát tudjon felmutatni, amellyel elégedettek a lakók, ezt az állandó magas színvonalat kell nyújtani. A NETHÁZ online információs rendszerében végzett nyilvántartás egyszerű és gyors, a tételek jogosultság szerint hozzáférhetők, ráadásul a környezetvédelem szempontjaira is odafigyelünk, hiszen így a munka jóval kevesebb papírral jár. Rengeteget segítenek az olyan felületek is, ahol közérdekű információkat tehetünk közzé, vagy ahol hibabejelentésre van lehetőség. A képzésen a szakterület feladatköreivel együtt azt is részletesen végigvesszük, hogy a nyilvántartási rendszer milyen megoldásokat biztosít és ezeket hogyan tudják kezelni a gyakorlatban.”

Akit a kihívások motiválnak

Az élet mindig tartogat kihívásokat, ezt mindannyian pontosan tudjuk. A társasházkezelő viszont a közös kihívások teljesítésében is részt vállal. Egy közösség élére állni olyan ember tud, akire motiválóan hatnak a minél nagyobb volumenű feladatok, a lehetőségek felkutatása, a legjobb megoldás kiválasztása és megvalósítása, valamint az, hogy az emberekkel is megtalálja a közös hangot. „Mindig elmondom a tanulóknak, hogy számítsanak rá, minden ház és minden helyzet más” – mondja Szendrődi Réka Anna. „Attól függően, hogy inkább fiatalok vagy idősebbek lakják; új építésű vagy régebbi az épület; vannak pályázati lehetőségek vagy ritkábban adódnak; illetve mennyire partner az önkormányzat és maguk a lakók. Ezek a tényezők mind hozzájárulnak ahhoz, hogy ez a munkakör ilyen változatos. A közös képviselő a stabil pont, aki egyfajta iránymutató szerepet tölt be a közösség számára. Ezért is fontos, hogyan prezentálja önmagát, hogyan tudja átadni a fontos információkat, hogyan képviseli a ház érdekeit. Emellett gyakran tölt be mediátori szerepet a lakók között, ha vitás ügy adódik. Ezekre a kihívásokra is felkészülünk a képzés során.”

A társasházak közös életének jellegzetes pontja a lakógyűlés vagy közgyűlés. A társasházkezeléssel megbízott szakember számára kicsit olyan, mint egy színpadi előadás, ahol sok néző előtt kell beszámolni az elvégzett tevékenységről. „Amellett, hogy a mondandóját közérthető módon átadja, a közös döntésre kerülő témákban is képviselnie kell egy álláspontot – hiszen ezt várják tőle. A megbeszéléseket pedig fókuszban kell tartani, hogy a hozzászólók ne térjenek el a tárgytól és ne legyenek éjszakába húzódó szócséplések” – mondja Horváth Tamás. „Ehhez is hasznos segítség lesz, hogy a napirendi pontokhoz tartozó adatok, eredmények nagyrésze elérhető az információs rendszerünkben, így nem kell közösen végigmenni minden egyes tételen.”

Érdemes egy alaptudást építeni a szakterületekből

A képzésen résztvevők között sok a pályaújrakezdő, köztük olyanok, akik azért jelentkeztek, mert a társasház közössége kiválasztotta őket a feladatra. „A tanulóink sokféle élethelyzettel a hátuk mögött döntöttek úgy, hogy belevágnak a képzésbe” – meséli saját tapasztalatait Szendrődi Réka Anna. „A társasházkezelés ma már bőven kínál lehetőséget karrierépítésre. Amit tanácsolni szoktam nekik, hogy minden szakterületből, amellyel a munkájuk során találkoznak – pénzügy, műszaki kivitelezés, a pályázati kiírások vagy éppen projektmenedzsment – gyűjtsenek be egy alaptudást. Bármikor, bárkivel tárgyalnak, legyenek képben annyira, hogy magabiztosan képviseljék a ház közös érdekeit. Amikor nem biztosak valamiben, mindig érdemes egy szakértő véleményét kérni. Mi pedig a NETHÁZ rendszerével a képzés után is igyekszünk olyan eszközökkel segíteni őket, hogy magas színvonalon és hatékonyan tudják ellátni a feladatkörüket.”